Организация конференций

Организация конференций, семинаров, деловых и корпоративных встреч, выставок, форумов в Казахстане – основное направление деятельности креативного event-агентства «Друзья». Мы – команда профессионалов, в совершенстве владеющих мастерством подготовки мероприятий любого типа и масштаба. Работаем «под ключ» – от разработки концепции до координации подрядчиков и анализа эффективности проекта.

Проведение конференций в Алматы осуществляется не по шаблону – каждый клиент для нас особый случай. Мы организуем и проведем событие, выдержанное в соответствующей стилистике и концепции. Создадим атмосферу, располагающую к продуктивному и комфортному общению. В рамках формата форума наши креативщики составят детальный сценарий конференции, предложат на выбор несколько удачных локаций, привезут, установят и настроят аппаратуру и оборудование, окажут всестороннюю поддержку по организации семинара.

Организация конференций в Алматы подразумевает целый ряд последовательных действий и взаимосвязанных услуг.

1. Разработка программы форума. Включает разработку идеи и подготовку сценария, обозначение тайминга по каждой части семинара (церемонии открытия и закрытия, доклады, показ видеоматериалов, презентации, пресс-коференции, кофе-брейки и т.д.) для исключения любых форсмажорных обстоятельств.
2. Выбор подходящего конференц-зала. Мы подберем подходящую площадку, учитывающую формат, масштаб мероприятия и пожелания и бюджет заказчика.
3. Техническое сопровождение. В рамках организации конференции найдем подрядчиков, доставим, смонтируем, настроим и обеспечим бесперебойное функционирование необходимого оборудования и аппаратуры (световой, звуковой, сцен, подиумов, микшеров, проекторов и экранов, техники для синхронного перевода), а также мебели для фуршетов.
4. Трансфер и проживание для спикеров и гостей. Организуем транспорт необходимой вместимости для доставки участников к месту проведения конференции и их проживания в городе Алматы. Скоординируем водителей, найдем комфортный отель.
5. Подбор персонала для организации форума. Под каждый ивент мы подбираем команду специалистов: администраторов, ведущих, профессиональных фотографов, стилистов, декораторов, официантов, монтажников, хостес, звукорежиссеров, операторов и др.
6. Кейтеринг. Рассчитаем питание таким образом, чтобы клиент вписался в бюджет, а все участники конференции остались довольны сервисом. Число coffee break заранее планируется и вносится в тайминг-план.
7. Координация. Обеспечим полную техподдержку конференции на каждом этапе её организации: скоординируем привлеченных специалистов, внесем предоплаты, обеспечим контроль работы персонала.

Работа с нами строится следующим образом:

• брифинг с клиентом для определения целей и задач мероприятия;
• разработка пакета документов для организации и проведения конференции в Алматы;
• выезд на локацию для уточнения деталей предстоящего события с учетом его формата и возможностей площадки;
• доставка, сборка и монтаж оборудования, аппаратуры, мебели;
• проведение мероприятия – персональный менеджер контролирует ход конференции, следит за исправностью аппаратуры, обеспечивает оформление конференц-зала, работает с транспортной логистикой и так далее;
• демонтаж и вывоз оборудования после окончания конференции.

За каждым проектом мы закрепляем менеджера для своевременного информирования заказчика о ходе организации конференции и внесения корректировок.

Наши преимущества

В ивент-индустрии мы работаем 10 лет, поэтому знаем, какую помощь в организации ивента предложить каждому клиенту. Занимаемся проведением организаций любого формата и масштаба: бизнес, научных, корпоративных, молодежных, а также международных и онлайн-встреч.

Организация и проведение конференций в Алматы под ключ (от подбора площадки до обеспечения оборудованием) – сложный и многогранный процесс, который вы смело можете делегировать нам. Мы организуем запоминающиеся мероприятия, решаем сложные задачи в сжатые сроки, знаем все лучшие места и адреса самых популярных локаций для аренды конференц-зала в городе, используем передовые технологии проведения форумов, даем гарантии на все виды услуг. У нас доступные цены.

Заказать организацию мероприятий и конференций можно по указанным телефонам или с помощью формы заявки на сайте.